При составлении справок о награждении военнослужащих следует иметь в виду, что в РГВА хранятся документы управлений, соединений, частей и учреждений Красной Армии с 1918 по 1940 гг.; документы управлений, соединений, частей и учреждений войск ВЧК - ОГПУ - НКВД - МВД - МГБ - МВД СССР с 1918 по 1950 гг. (части, дислоцировавшиеся на территории РФ); документы частей войск МВД, дислоцировавшиеся на территории нынешних Республик СНГ - по 1980 г.; документы частей войск МВД СССР, дислоцировавшиеся на территории республик Закавказья и в Прибалтике - по 1991 - начало 1992 гг. РГАВМФ хранит документы Военно-морского флота России (конец XVII в. - 1940 г.). ГАРФ хранит документы о прохождении службы офицерского состава в органах НКВД-МВД СССР. Документы о прохождении военной службы в Красной гвардии (до 1918 г.) хранятся в РГВА и государственных архивах субъектов Российской Федерации по месту дислокации отрядов. Документы, содержащие искомую информацию, могут быть не переданы на государственное хранение и находиться в следующих архивах организаций: в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО) (142100, Московская область, Подольск, ул. Кирова, 74) - документы с 1941 г. по настоящее время, в Центральном военно-морском архиве (188306, Ленинградская область, г. Гатчина, Красноармейский проспект, 2) - документы с 1941 г. по настоящее время.; в Центральном пограничном архиве ФСБ РФ (141213, Московская область, г. Пушкино, ул. Русакова, 6) - документы войск МВД РФ, начиная с 1951 г., в Центральном архиве ВВ МВД РФ (107150, г. Москва, ул. Ивантеевская, 5) - документы войск МВД РФ, начиная с 1951 г.); в МВД (УВД) краев, областей и т.д. по месту дислокации - документы о службе в органах НКВД-МВД СССР. Подробнее - см. Перечень организаций и архивов, исполняющих запросы социально-правового характера, и их адресов, Приложение N 2 к Приказу Министра обороны Российской Федерации от 04.12.2004 N 390.
В фонде Президиума Верховного Совета СССР находятся протоколы вручения наград, произведенных Председателем Президиума Верховного Совета СССР, его заместителями и членами Президиума. Основная часть государственных наград вручалась от имени Президиума Верховного Совета СССР в исполнительных комитетах городских, районных, областных, краевых Советов депутатов трудящихся, в Президиумах Верховных Советов союзных и автономных республик. Протоколы вручения наград откладывались в фондах организаций, вручавших награды. При вручении наград на каждого награжденного заполнялась карточка персонального учета. После награждения карточка отсылалась в Президиум Верховного Совета СССР, где велся централизованный учет награжденных. В Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ) хранится "Учетно-регистрационная картотека на лиц, награжденных государственными наградами СССР и РСФСР 1918 - 1991 гг. ".